Организация работы офиса

1. Общение по телефону:

Подготовка разговора по телефону, содержание беседы; входящие и исходящие звонки (правила их фиксирования). Психологические аспекты телефонного общения; «проблемные» абоненты. Как правильно отвечать на звонки (не следует – следует); типичные ошибки при телефонном общении. Как дозвониться до «вечно занятого» телефона. Правила передачи телефонограммы.

2. Организация приёма посетителей:

Оборудование и оформление приёмной, планирование деловых встреч и приёма по личным вопросам (визы встреч). Правила общения с посетителями. Приём особо важных посетителей, делегаций. «Проблемные» посетители. Работа в приёмной, приём командированных. Чай-кофе для посетителей (памятка по приёму посетителей); этикет деловых встреч; приёмы и презентации. Ресторан.

3. Организация переговоров, совещаний, деловых встреч:

Решение материально-технических и административных вопросов. Протоколирование, подготовка и оформление документов. Организация совещаний, обеспечение командировок руководителя; сервировка стола, подготовка сувениров и подарков; официальные поздравления и благодарности.

4. Работа секретаря-помощника руководителя:

Личность секретаря. Должностные инструкции секретаря. Требования работодателя к секретарю; деловые и личностные качества секретаря. Организация рабочего места секретаря: основные правила, планирование рабочего времени.

Обратите внимание на курсы секретаря референта.